J’ai découvert Notion et sa puissance il y a plusieurs années. Je pense d’ailleurs que vous connaissez déjà cet outil. En tant que grande fan d’organisation, quand j’ai découvert qu’une appli permettait d’organiser toute sa vie selon sa propre façon de fonctionner, j’ai tout de suite adhéré. Je l’utilise pour tout : perso et pro, de mes voyages au studio. Le seul truc que je n’ai pas encore réussi à rendre plus simple avec Notion c’est la compta. Mais alors comment adapter mon utilisation de Notion pour gérer un podcast ?
Les premiers pas avec Notion
Notion est à la fois complètement flippant et très challengeant. On part d’une page blanche donc il faut tout construire soi-même. Mais du coup c’est vraiment l’occasion de le construire à son image. Personnellement j’ai commencé par suivre la formation de J&J. Elle m’a beaucoup aidé à construire mon propre espace déjà en expliquant toutes les possibilités et les fonctionnalités. Et puis grâce aux personnes qui montrent leurs propres espaces à la fin de la formation. J’avais trouvé que c’était une super idée parce que ça permet de s’inspirer et de voir concrètement ce que ça peut donner.
De mon côté, ça faisait déjà un moment que je m’organisait à base de carnets. Donc j’ai testé plein de trucs et ça m’a permis de rapidement savoir de quelle structure j’avais besoin. Par contre je me connais et je sais que je peux avoir envie de changer de méthode du jour au lendemain. Il me fallait alors un système qui puisse s’adapter. C’est pourquoi j’ai fait un tableau de bord très soft qui affiche mes bases de données selon mes besoins et c’est tout. Ainsi je peux moduler cet affichage comme je le veux.
Mes bases de données
Pour l’organisation d’un podcast, j’utilise les éléments suivants:
- Une base de données to-do,
- Une base de données contenus
- Une base de données statistiques
- Un tableau de bord
- Une base de données process
- Une base de données objectifs
- Une base de données CRM
Selon ma façon de fonctionner : mon tableau de bord affiche les informations dont j’ai besoin au quotidien et ces informations sont rangées dans des bases de données. J’ai une base de donnée par “type” d’information. L’important est de savoir où vous ranger les informations et où les retrouver sans multiplier les endroits possibles.
Le tableau de bord
Mon tableau de bord regroupe toutes les informations dont j’ai besoin de voir et dans l’ordre dans lesquels j’ai besoin de les voir. D’abord les objectifs pour rappeler le but et le pourquoi je fais les choses. Puis la to-do liste pour savoir ce que j’ai à faire et après ce sont les contenus, process, CRM, etc dont je peux avoir besoin pour réaliser mes tâches.
Au quotidien, je ne fais aucune action qui n’a d’impact que sur le tableau de bord. Tout se passe dans les bases de données. Quand une action est réalisée, elle passe en statut terminé dans la base de données to-do. Si j’ai fini de monter un épisode, il passe en statut monté où à publier dans la base de données contenus. Et ainsi de suite. Toutes ces actions de changement de statut ou de création d’une donnée se fait depuis le tableau de bord grâce à l’affichage des bases de données.
La base de données “To-do”
Les bases de données, quant à elles, sont un ensemble de données qui se distinguent par des propriétés. Ma base de données to-do contient toutes mes taches, mes rendez-vous, tout ce que j’ai à faire. Chaque élément de cette base de données est défini par un nom, une catégorie, une date de réalisation, une date limite, une durée de réalisation, un statut, un lien vers les contenus, un lien vers les objectifs, un espace note. Toutes les propriétés n’ont pas vocation à être remplies à chaque élément. Mais elles sont là s’il y a besoin. L’idée est surtout que chaque propriété soit utile, qu’elle ait un rôle et une présence justifiée. Après libre à chacun.e de faire sa propre liste de propriétés.
Petit tips que m’a donné Marion @hashtag_orga : une tâche est quelque chose qu’il est possible d’accomplir d’une traite sans passer à autre chose ni se déconcentrer. Depuis son conseil, j’ai découpé mes tâches “Montage” de 4h en 4 taches “Montage x/4” d’1h. Ça permet d’alléger un peu la to-do certains jours.
Cette base de données est affichée de différentes manières sur mon tableau de bord de manière à la visualiser comme j’en ai besoin à chaque instant. Pour cela, j’affiche la base de données et je duplique des onglets. Ensuite j’adapte chaque onglet à mes besoins : un onglet pour mes tâches du jour, un onglet pour ma semaine, un onglet pour mes tâches en retard. Je n’utilise pas de degré de priorité mais tout est possible avec les propriétés.
La base de données “Contenus”
Ma base de données contenus contient tous types de contenus : les posts Insta, les posts linkedIn, les épisodes de podcast, les articles de blog. Ce sont les propriétés qui permettent de définir et de différencier les contenus. Mais surtout, on y rédige tout ce dont on a besoin.
L’utilisation des templates permet de rendre la rédaction plus simple. On a des templates pour chaque type de contenu. Pour un post Instagram, par exemple, le template contient une liste de # en lien avec le sujet global du podcast. Ça permet de piocher dedans et de gagner du temps parce qu’on ne fait la liste qu’une seule fois. Le template pour les épisodes de podcasts contiennent tout ce dont on a besoin pour l’épisode en question : un espace pour lister les questions à poser, pour les notes de montage, mais aussi les exemples de mails pour communiquer avec les invitées. Les contenus, et notamment les épisodes de podcast, sont reliés à la base de données CRM pour avoir un lien entre l’épisode et l’invitée.
La base de données “CRM”
CRM veut dire Customer Relationship Management, c’est le fait d’organiser les données des client.e.s, ou des invité.e.s pour le podcast. Dans cette base de données, j’ai autant de propriétés que d’informations dont j’ai besoin : prénom, pseudos réseaux sociaux, adresse mail, téléphone, site internet, etc. A vous de lister les information dont vous avez besoin pour communiquer avec les invité.e.s, pour communiquer sur les réseaux sociaux ou dans votre épisode.
Les autres bases de données
Les bases de données objectifs, process et statistiques sont moins abouties mais répondent à la question : quelles sont les informations que j’ai besoin de stocker et de visualiser ?
Pour les objectifs, j’ai besoin de les découper mensuellement. J’y mets également les statuts, pour savoir où j’en suis et les dates de réalisation. En plus de savoir où j’en suis au jour le jour, ça nous permet de faire des bilans mensuels et annuels. Mais aussi de réduire si on voit que nos objectifs sont trop ambitieux et inversement.
J’ai une base de données process qui me permet de mettre à plat les choses que je fais mécaniquement. Les rédiger permet aussi de les améliorer en supprimant les étapes qui font doublon par exemple. Et puis avoir les mêmes process pour obtenir les mêmes résultats est important pour nous puisque nous travaillons à deux.
Quant aux statistiques, c’est important pour moi de suivre l’évolution du podcast mois par mois. Son nombre d’écoutes total mais aussi épisode par épisode. Pour chaque épisode je tracke son démarrage et son nombre d’écoute total. Je garde aussi un oeil sur les statistiques du site ou le taux d’ouverture de la newsletter par exemple. Je pense que cette base de données pourrait être bien plus efficace mais je n’ai pas encore trouvé comment.
Conclusion
Notion peut être un bon outil comme il peut être très mauvais. Le tout est de savoir comment l’utiliser pour soi. Votre but est qu’il serve votre organisation et votre façon de fonctionner. Et non qu’il vous ajoute un poids supplémentaire. Avant de vous lancer dans l’aventure avec Notion, je vous conseille de vous poser et de réfléchir à ce dont vous avez besoin sans être influencé.e par ce que font les autres. Ce n’est qu’après que vous pourrez vous inspirer des autres pour construire votre espace adapté à vous et à votre podcast.
