Je suis de la génération qui a grandi avec l’évolution d’internet. Alors les ordinateurs c’est un peu comme des amis d’enfance pour moi 😅. Aujourd’hui toute ma vie est régie par de l’informatique. Il ne se passe pas une journée sans que j’ouvre mon ordinateur. Et pas une minute sans que je ne regarde mon téléphone. Addiction ? Noooon. Mais toujours est-il que mon but est que ça me facilite la vie. Et pour mon plus grand bonheur, internet regorge d’outils qui me permettent d’assouvir deux passions : l’organisation et apprendre des choses techniques. Aujourd’hui je vous partage ma liste d’outils informatiques pour gérer un podcast et surtout comment je les utilise moi.
Des outils informatiques pour organiser la gestion de son podcast
Notion : un outil pour s’organiser
Je commence par le plus important pour moi. Notion c’est une extension de moi-même, je ne peux plus vivre sans. Je vous prépare un article complet sur mon utilisation de cet outil pour gérer un podcast.
Je l’utilise pour gérer les choses que j’ai à faire pour chaque épisode avec une to-do list détaillée. J’y met aussi tous mes contenus. C’est à dire les épisodes de podcast mais aussi les articles du blog et les posts des réseaux sociaux par exemple.
Tout se passe sur Notion en premier lieu. Je commence par lister les personnes que je souhaite interviewer. Ou les sujets que je souhaite aborder dans une base de données. Puis je suis l’évolution grâce à des statuts. Ensuite, une fois le rendez-vous programmé pour l’enregistrement, je créé un contenu, dans la base de données spécifique, pour l’épisode de podcast. Et grâce à un template tout est déjà prêt (les mails que je dois envoyer aux invité.e.s pour qu’iels aient les informations, tout ce que je dois faire pour l’épisode jusqu’à sa programmation, etc). Après, je rédige tout dans Notion : les questions que je veux poser, la trame que je souhaite suivre pour l’épisode, les notes que je prends pendant le montage, l’article que je rédige pour le blog et même les posts pour les réseaux sociaux.
Google Agenda : un outil pour planifier ses rendez-vous
Encore un indispensable pour moi. Pour alléger ma charge mentale, c’est impensable pour moi de devoir me rappeler de mes rendez-vous. Je dois tout avoir sous la main en quelques clics (parce que oui j’ai TOUJOURS mon téléphone sous la main).
Dans Google Agenda je mets toute ma vie : perso et pro. La seule chose que je ne fais pas dans Google Agenda c’est mettre des blocs temps avec ce que j’ai prévu de faire. Ça reste uniquement les rendez-vous. Pour m’organiser, j’ai créé plusieurs agendas (c’est possible de créer plusieurs agendas sur un seul compte Google). Chaque agenda a sa couleur comme ça je sais tout de suite ce que ça concerne.
J’ai donc un agenda spécifique pour le podcast dans lequel je mets mes rendez-vous d’enregistrement. A chaque enregistrement, je prévois au moins 30 minutes supplémentaire avec mon invité.e. Comme ça, j’ai le temps de discuter un peu avant et après. Ça permet d’être plus détendu.e sur le timing. Et moi de mon côté je planifie aussi 15 à 30 minutes avant pour avoir le temps de m’installer, de me concentrer et de m’imprégner de mes notes. À la fin, je bloque aussi du temps pour souffler et ne pas être pressée par le temps.
Calendly : un outil pour prendre des rendez-vous avec des invité.e.s
Mon utilisation de Calendly est plus rare et pourtant c’est bien pratique. Relié à l’agenda Google, Calendly permet aux invité.e.s de prendre un rendez-vous avez vous sans avoir besoin d’échanger les disponibilités mutuelles. En version gratuite on peut programmer un seul type de rendez-vous donc je l’ai utilisé pour programmer mes rendez-vous d’enregistrement.
Utiliser Calendly pour gérer son podcast permet de gagner beaucoup de temps en évitant d’échanger de nombreux messages pour réussir à se coordonner. On paramètre l’outil avec nos disponibilités, il se synchronie avec notre agenda Google et hop c’est réglé.
Gérer la communication d’un podcast avec des outils informatiques
Les réseaux sociaux : un outil pour communiquer
Instagram, Facebook, Twitter, LinkedIn, TikTok et j’en passe. Tout ça est bien connu de tout le monde. Il n’y a plus besoin d’en faire la pub. Ce n’est pas ma partie préférée de la gestion d’un podcast mais c’est bien pratique. Je vois plusieurs usages aux réseaux sociaux.
Déjà je les utilise pour leur fonctionnalité première : créer du lien avec les gens. Les réseaux sociaux m’aident beaucoup à trouver des invité.e.s pour le podcast. Parce que je suis avec sincérité des personnes dont j’aime le travail et la personnalité qu’elles veulent bien montrer sur les réseaux. Et comme ça je commence à échanger avec elles et puis je finis par les inviter sur le podcast.
Et ensuite, on sait bien que les gens passent beaucoup de temps sur les réseaux sociaux. Donc c’est un bon moyen de faire la promotion gratuitement (enfin en échange de son propre temps quoi) de son podcast. Je publie sur Instagram, des posts et des stories pour parler de chacun de mes épisodes. Et je poste aussi un petit mot sur LinkedIn à chaque sortie.
Je ne compte pas Pinterest dans les réseaux sociaux parce que, pour moi, c’est un moteur de recherche. Mais je l’utilise aussi en publiant des épingles qui redirigent vers le site du podcast.
Canva : un outil pour faire des vignettes
Alors là, Canva c’est l’invention du siècle ! Un des outils informatiques pour gérer un podcast dont je ne peux plus me passer. Personnellement je suis super nulle avec le design (merci Jo d’être entrée dans ma vie !). Et utiliser Canva me simplifie grandement la tâche. Par contre, sans un peu d’organisation on peut vite s’y perdre. L’organisation que j’ai mis en place est un peu militaire mais me correspond plutôt bien (pardon à Jo qui doit s’adapter à mon sens de l’organisation un peu trop strict parfois).
Dans Canva, j’ai regroupé les designs par taille et par type. Par exemple, pour les podcasts, j’ai un design pour Instagram et un design pour internet. Le design Instagram a les dimensions des stories et celui d’internet a les dimensions d’une épingle Pinterest. Chaque design contient des templates que je duplique à chaque nouvel épisode.
Côté Instagram, j’ai des templates pour les stories et les posts. Même si les posts n’ont pas les mêmes dimensions, ils sont redimensionnés au moment de poster. Comme ça j’ai tout au même endroit dans Canva. Côté internet, j’ai un template pour le visuel qui sera sur le blog et un template pour un visuel supplémentaire pour Canva. Les templates permettent vraiment d’aller plus vite. Je change le nom, la citation et je mets la bonne photo. Et hop c’est fait, l’esprit est tranquille.
WordPress : un outil pour créer un site web rattaché au podcast
A la base, je suis issue du monde du blogging et non des réseaux sociaux. J’ai eu beaucoup de mal à me mettre sur les réseaux. J’ai d’ailleurs ouvert mon premier compte Instagram uniquement pour promouvoir mon blog de pâtisserie. Aujourd’hui encore, le moyen d’expression que je préfère c’est le blog. Alors quand j’ai lancé mon podcast, c’était impensable pour moi de ne pas créer un site internet qui lui était dédié.
Les auditeurices de votre podcast auront peut-être envie d’aller lire une description plus détaillée de votre épisode. Ou bien d’aller cliquer sur des liens dont vous parlez dans votre podcast. Et pour ça, il n’y a rien de plus simple (pour elleux) qu’un site internet.
Je sais que ça peut faire peur de créer un site internet mais aujourd’hui il y a vraiment des outils qui permettent de le faire le plus simplement possible. Il y a plein de ressources sur internet pour expliquer comment faire. Pour ma part, j’ai opté pour WordPress parce que c’est ce qui semblait m’apporter le plus de flexibilité. Et comme j’ai appris les bases d’internet et du codage, ça ne me faisait pas vraiment peur. Je vous rassure, il n’y a pas besoin de savoir coder pour faire un site sur wordpress.
Les outils informatiques pour gérer la partie technique d’un podcast
Audacity : un outil pour faire le montage
Je connaissais un peu Audacity avant de commencer le podcast donc j’ai foncé sur cet outil pour le montage sans trop me poser de questions. Depuis, j’ai eu des doutes et j’ai fait des recherches pour changer de temps en temps. Mais je n’ai jamais sauté le pas. Finalement Audacity me suffit pour l’instant.
J’utilise Audacity pour ce pour quoi il fait. Je fais le montage et le mixage des épisodes avec. Je n’ai pas vraiment fait de formation pour apprendre à m’en servir à la base. J’ai commencé par explorer toutes les options possibles dans le logiciel pour savoir lesquelles allaient me servir. Et puis petit à petit j’ai découvert des choses utiles. Soit parce que j’avais un besoin spécifique et que j’ai fait des recherches. Soit par hasard en discutant avec des utilisateurices qui avaient des techniques différentes.
Parmi les fonctionnalités que j’utilise le plus, il y a : scinder les pistes (pour supprimer ce que je veux) puis la fusion, les fondus, l’amplification, la réduction de bruit, la compression et la courbe EQ (que j’ai appris à utiliser grâce à la partie technique de la formation Devenir Podcast Manager de Sofia Gourari et Into The Wave). Depuis peu, j’ai même personnalisé mes raccourcis clavier pour aller encore plus vite et n’avoir qu’une touche à utiliser pour mes actions les plus courantes.
Zencastr : un outil pour enregistrer à distance
Quand j’ai lancé mon podcast début 2020, le covid n’était pas encore passé par-là donc je faisais mes interviews en présentiel dans des cafés notamment (merci à mon micro chéri de m’avoir permis de faire ça sans trop de difficultés). Mais ça n’a pas duré longtemps. Il a vite fallu trouver un plan B. Et depuis que j’ai découvert l’enregistrement à distance, notamment grâce à Zencastr, tout un monde s’est ouvert à moi. Certes l’émotion et l’énergie n’est pas la même mais je peux avoir des conversations avec des personnes du monde entier.
J’ai un compte Zencastr gratuit et je peux inviter des personnes à rejoindre une session d’enregistrement sans qu’elle n’ait à créer de compte. Et c’est assez important à souligner car tout le monde n’est pas à l’aise avec les outils informatiques. Depuis quelques années, j’ai pu expérimenter quelques bugs sur la plateforme et adapter ma façon d’enregistrer avec elle. Mais le gros avantage c’est quand même d’avoir des pistes séparées pour chaque personne qui intervient. C’est beaucoup plus facile à gérer au montage, surtout avec les décalage dûs à l’utilisation d’internet.
Quand j’ai un enregistrement sur Zencastr, je brief mon invité.e. Je lui explique le matériel et l’environnement dont iel va avoir besoin (écouteurs ou casque, pièce sans bruits, ordinateur, connexion internet, couper les sonneries de téléphone, etc). De mon côté je m’enregistre à part avec mon matériel pour avoir un meilleur son. Si l’invité.e en a l’occasion, je lui demande de faire de même. Et puis à la fin je n’oublie pas de télécharger les pistes. S’il y a eu des bugs pendant l’enregistrement, je demande aussi à la personne en face de télécharger la piste et de me l’envoyer (il m’est arrivé, au tout début, d’avoir des résultats différents).
Zapier : un outil pour automatiser des tâches
Parmi les outils informatiques que j’utiliser pour gérer un podcast, celui-là est certainement le plus complexe à prendre en main. J’ai fait deux articles sur ce sujets : Qu’est-ce que l’automatisation et pourquoi le faire? et Comment automatiser un podcast et éliminer de la charge mentale ?. Zapier est un outil informatique qui permet d’automatiser certaines choses en faisant des liens entre d’autres outils informatiques.
Par exemple, ma première utilisation a été de créer une to-do list dans Notion dès qu’un rendez-vous d’enregistrement a été pris dans Google Agenda. Il y a plein d’autres possibilités avec cet outil. Récemment, j’ai mis en place le fait de publier automatiquement sur Facebook dès qu’un article est ajouté sur le blog du podcast et donc qu’un épisode est sorti.
Avant d’utiliser un tel outil, l’idée est de se demander quelles sont les tâches que nous faisons de manière très automatiques sans qu’elles n’aient besoin d’une intervention de notre cerveau. Ces tâches sont certainement faisables
Conclusion
J’imagine que vous connaissiez déjà la plupart de ces outils informatiques pour gérer un podcast. Mais n’hésitez pas à poser vos questions en commentaire et surtout de partager vos outils préférés à vous aussi. Chaque outil est un choix personnel, mais ce qui est important est son utilisation. Il est possible d’utiliser des outils qui ont des noms différents des miens mais qui, au final, ont le même but. Tant qu’on se sent bien avec l’outil et qu’il fait ce dont on a besoin, c’est le principal.
