Après vous avoir raconté pourquoi je me suis mise à l’automatisation dans le dernier article Qu’est-ce que l’automatisation et pourquoi le faire. Aujourd’hui je vous explique quoi et comment automatiser un podcast.
Pourquoi se mettre à l’automatisation ?
Si vous n’avez pas lu mon article sur ce sujet, je vous en fait un résumé. L’automatisation a été pour moi un coup de coeur lorsque j’ai réalisé à quel point ça libérait de la charge mentale. Imaginez, vous avez un aspirateur robot. C’est génial, plus besoin de passer l’aspirateur vous-même. Mais vous devez quand même le programmer, réfléchir à quand le lancer etc. Mais alors maintenant, imaginez que l’aspirateur se lance tout seul dès que vous quittez votre domicile. Vous n’avez alors plus besoin de refléchir à quand le mettre en route ou non. Génial non ? L’automatisation c’est ça ! C’est programmer une action qui se fera toute seule sans intervention de votre part, sans même que vous y pensiez.
Comment automatiser un podcast ?
Le flux RSS
C’est bien beau d’avoir parlé d’aspirateur mais alors pour le podcast ça donne quoi ? Déjà, l’utilisation du flux RSS est une sorte d’automatisation. Grosso modo, le flux RSS c’est le petit lien que vous récupérez sur votre hébergeur de podcast et que vous donnez aux plateformes pour quelles puissent diffuser votre podcast. Ce flux se met automatiquement à jour lorsque vous déposez un nouvel épisode sur votre hébergeur et envoie l’information aux plateformes qui se mettent à jour aussi automatiquement sans que vous n’ayez besoin d’intervenir.
Le son
Pour avoir un son le plus homogène possible et sutout pour améliorer la qualité du son, fini les manipulations multiples dignes d’un.e ingénieur.e du son. J’utilise deux outils : Auphonic qui va se charger de rendre le son plus agréable. Et Levelator qui remet au même niveau toutes les pistes entre-elles. Ce n’est pas une automatisation qui libère la charge mentale puisqu’elle nécessite une intervention humaine mais ça aide grandement à améliorer la qualité des épisodes.
La publication automatique sur les réseaux sociaux
Grâce à ce flux RSS j’ai également mis en place une autre automatisation qui me change la vie, surtout depuis que j’ai plusieurs podcasts. Dès qu’un nouvel épisode est publié sur le flux RSS de n’importe quel podcast du studio, ça publie un post Facebook reprenant le titre du podcast, le résumé de l’épisode et le lien vers l’hébergeur pour écouter l’épisode. Cette action se fait vraiment toute seule, sans que je n’ai besoin de donner d’ordre de publication ni de recopier d’informations.
Comment automatiser son organisation ?
Création d’une to-do list
La création d’un épisode de podcast demande de nombreuses tâches à réaliser. D’autant plus que je décortique vraiment au maximum mes tâches. Je préfère avoir 4 tâches de 15 minutes qu’une tâche d’1h qui contient 4 étapes. Cela dit, mon automatisation est tout autant bénéfique aux personnes qui ne détaillent pas autant leur to-do list. Cette automatisation est la suivante : lorsque je créé un événement dans un calendrier spécifique de mon Google Agenda, ça me créé toutes mes tâches liées à cet événement dans Notion.
Il faut avoir préparé le terrain avant pour ne pas se retrouver avec tout et n’importe quoi, n’importe où dans Notion. Première préparation de terrain : j’ai un calendrier spécifique pour les enregistrements de podcast dans mon Google Agenda. D’ailleurs petit tips au passage : j’ai des calendriers différents pour chaque pan de mon agenda (perso, Le Départ, 100 Tabou, Positiv Studio, etc). Ça me permet de cloisonner et d’attribuer des couleurs automatiquement sans avoir besoin de me souvenir de la couleur que j’ai décidé de mettre il y a 3 mois. Ensuite, dans Notion, ma to-do list est une base de données où chaque tache est une donnée qui contient des propriétés.
Transfert de rendez-vous
Pour automatiser un podcast, j’ai commencé par recopier mes rendez-vous de mon Google Agenda dans Notion. Je tâtonnais encore sur mon organisation et mon utilisation des outils alors je faisais un peu doublon. Je mettais certains rendez-vous sur Google Agenda, d’autres directement sur Notion. Alors pour éviter de recopier et de faire des erreurs j’ai opté pour l’automatisation. A l’époque ce n’était pas spécifiquement pour le podcast mais ca peut très bien fonctionner pour les rendez-vous d’enregistrement par exemple.
Les limites de l’optimisation
Je n’ai testé qu’un outil qui permet d’automatiser un podcast donc je ne pourrais pas dire si ce sont des limites de l’outil ou du concept.
Remplir les propriétés
Dans mon automatisation de to-do, l’outil rempli mes propriétés Notion avec les données qu’il trouve dans Google Agenda. Ce n’est pas assez complet et je n’ai pas trouvé comment décaler les dates. Par exemple, j’aimerai que ma tâche “préparation” soit datée 3 jours avant l’événement d’enregistrement. Mais je n’ai pas trouvé comment faire ça donc je prends le temps, une fois par semaine de compléter les tâches qui doivent l’être.
Automatiser un podcast n’exclu pas le contrôle. Certes l’idée est de ne plus penser à ces tâches automatisées. Mais pour la publication sur Facebook, par exemple, cela n’empêche pas d’aller jeter un œil sur notre page de temps en temps pour vérifier que tout est ok.
Maîtriser l’informatique
L’outil que j’utilise est 100% en anglais donc il faut un peu maitriser l’anglais informatique. En général il faut quand même maîtriser un peu l’informatique aussi. Vous devrez bien connaître les outils que vous utilisez ça c’est sûr. Et c’est également mieux si vous avez une logique d’itération de tests. C’est à dire si vous savez faire des tests un par un pour corriger les bugs ou ce qui ne vous convient pas. Nul besoin d’être développeur.euse pour avoir cette logique, elle peut s’apprendre certes, mais peut aussi être du bon sens pour d’autres.
Conserver de l’humain
Personnellement je me mets également ma propre limite : l’humain. Même si mes process sont optimisés avec des mails prédéfinis, il est hors de question que des mails ou messages soient envoyés automatiquement. Le podcast est une superbe aventure humaine. On y rencontre des personnes incroyables qui nous font une confiance presque aveugle. Elles méritent des messages et mails personnalisés envoyés à la main.Tant que nos podcasts restent à taille de deux humaines alors nous avons ce luxe de chouchouter tout le monde individuellement et en plus on adore ça.
Quoi utiliser pour automatiser un podcast ?
Je ne vais pas faire une apologie de cet outil car je n’en ai pas testé d’autre donc ce n’est pas hyper objectif. Pour toutes les automatisations dont je parle, j’utilise Zapier.
Gratuit vs payant
Pendant un moment je l’ai utilisé en version gratuite mais aujourd’hui je suis passée au premier stade de la version payante. La version gratuite offre 5 automatisations à 1 étape ce qui était trop limité pour mon utilisation grandissante. Notamment pour automatiser un podcast, la to-do list étant tellement longue que j’ai eu besoin d’une automatisation à plusieurs étapes.
J’ai choisi Zapier parce que je suis tombée dessus un peu par hasard. Je n’ai pas cherché ailleurs parce que j’ai déjà tant à découvrir dans ce domaine.
Prise en main
Zapier se connecte à une liste d’outils assez impressionnante, même en gratuit. J’ai parlé de Notion mais ça fonctionne aussi avec Trello par exemple. Tous les réseaux sociaux sont accessibles, certains peut-être en version payante.
Lorsque vous arrivez sur la page d’accueil, Zapier vous propose des Zaps pré-paramétrés pour vous aider à prendre en main l’outil. Et sinon, voici les liens vers mes Zaps :
